Форма ведення обліку товарних запасів

Тонкощі, які необхідно знати у товарному бізнесі

Багато підприємців вважають ведення обліку товарних запасів складною роботою, яка тільки гальмує бізнес-процеси. З цим можна одночасно погодитись і заперечити, адже бізнесмени часто не підозрюють, що вже ведуть товарний облік в тій чи іншій формі.

Кожен серйозний підприємець так чи інакше моніторить залишки товарів на складі, щоб уникати затримок і підтримувати асортимент. Тому краще одразу обрати форми ведення обліку товарних запасів. Так, спочатку може виникати плутанина, проте все стає зрозуміліше, якщо використовувати автоматизацію в CRM, таких як RO App. Давайте розбиратись!

Облік товарів у ФОП: що це таке і навіщо він потрібен

Облік товарних запасів ФОП — це моніторинг надходжень і витрат продукції на основі первинних документів. Кажучи простіше, ви фіксуєте, скільки товарів надійшло і скільки було витрачено в ході діяльності. Для цього вам потрібна форма обліку товарних запасів, у якій вказуються такі дані:

• кількість товарів, що надійшли та вибули;
• товари, що були продані;
• переміщені одиниці;
• списана продукція;
• товари, повернуті постачальнику.

Щоб не витрачати час і гроші на додаткові ресурси для обліку, користуйтесь спеціалізованими системами. Наприклад, RO App — це CRM для малого бізнесу, яка автоматизує складський облік і документообіг. Вам потрібно лише вносити дані переміщення, списання, замовлень і продажу товарів, а все інше CRM зробить за вас.

З появою RO App продуктивність зросла на 30%. Ми краще контролюємо склад, і найголовніше — перестали витрачати гроші та нерви на рутину.

Сергій Гєєв

Співвласник

Автофізика

Читати кейс ›

Звіт Форма ведення обліку товарних запасів формується в RO App автоматично з документів про рух товарів у CRM. Експортований файл і друкований документ відповідають закону, тому додаткові налаштування не потрібні.

Хто повинен вести облік товарних запасів ФОП?

Всі «спрощенці» мають вести загальний облік діяльності. А з 26 листопада 2021 року набув дії Наказ 496, за яким товарний облік — must have для ФОП таких категорій:

• на загальній системі оподаткування;
• на єдиному податку третьої групи — платники ПДВ (ставка 3%);
• на єдиному податку — не платники ПДВ (ставка 5%), які торгують товаром на гарантії, ліками, медичними та ювелірними виробами.

Якщо ви належите до однієї з цих категорій, книга ведення обліку товарних запасів повинна бути в наявності.

Зразок заповнення форми ведення обліку товарних запасів

Облік ведеться в паперовому або електронному вигляді. Якщо ви користуєтесь першим варіантом, всі операції з продукцією мають відображатись у спеціальному бланку. Це і є форма ведення товарних запасів для ФОП.

Ба більше, недостатньо просто зберігати первинні документи: чеки постачань, накладні тощо. Потрібно відмічати в бланку кожну дію з товаром: надходження, переміщення, продаж або повернення постачальнику.

Ось типовий приклад форми ведення обліку товарних запасів:

Уявіть, скільки рутинної роботи потрібно виконувати, впорядковуючи документацію в ручному форматі. І уникнути ведення обліку не вийде, оскільки за це передбачені штрафи.

Як вести облік товарних запасів ФОП у кількох точках продажу?

Існують додаткові складнощі для мережевого бізнесу, адже він зобов’язаний вести облік на підставі документів, що підтверджують отримання та внутрішнє переміщення товарів. Вам потрібно буде фіксувати весь рух товарів між локаціями, проте в системі автоматизації це можна зробити в кілька кліків.

У RO App ви зможете сегментувати форму ведення обліку складських запасів за періодами, типами руху товару та складами. Результат — контроль обігу та чіткий облік товарів у ФОП на декількох торгових точках. Також RO App дає низку переваг для вашого бізнесу:

• економія часу при використанні автоматизованої звітності;
• форма ведення обліку товарних запасів відповідає всім вимогам закону;
• зрозумілий інтерфейс, покрокові інструкції та жива Служба підтримки.

Форма ведення обліку товарних запасів у RO App

Переваги автоматизованого ведення обліку товарних запасів

Шукаєте сучасну альтернативу ручному заповненню документів? RO App позбавить вас необхідності вносити дані до форми ведення обліку товарних запасів, автоматично оновлюючи інформацію на основі первинної документації.

Швидке формування звітності

Сортуйте і виділяйте важливі дані просто в CRM. RO App дає змогу вести управлінський облік і отримувати всі потрібні складські та фінансові звіти за хвилини. Також користувачі цінують аналіз асортименту, що дозволяє швидко визначати попит і рентабельність товарів, формувати прибутковий асортимент і уникати «неліквіду».

Аналіз асортименту у RO App

Для мене як для директора звітність є головною функцією: я знаю, скільки використовується запчастин і за який час. З RO App мені не треба вести постійні перерахунки складу. Зараз я роблю їх раз на рік, щоб звіритися, наскільки правильно все працює.

Влад Кнапиш

Керівний директор

BikeNow

Читати кейс ›

Прискорення складських процесів

Чим швидше працює склад, тим більше грошей ви отримуєте. Щоб не зависати на рутинних процесах і зосередитись на роботі, що приносить прибутки, автоматизуйте складський облік у RO App. CRM має все необхідне: AI-функції (оприбуткування з Excel і розпізнавання товарів за фото), швидке переміщення, списання та 4 види інвентаризації.

AI-розпізнавання товарів за фото у мобільному додатку RO App

Автоматична фіскалізація транзакцій

Бізнес повинен фіскалізувати кожен продаж облікованого товару, але цей процес стає значно простішим з RO App. Підключайте апаратні та програмні РРО до CRM, щоб автоматизувати фінансові потоки та податкову звітність. RO App збирає всі дані про транзакції, повернення, прямі надходження коштів та миттєво передає їх до податкових органів.

Дотримання вимог законів

Поширена помилка, що стосується ведення обліку товарних запасів для ФОП і складської звітності загалом — порушення правил її ведення. Помилки в документах можуть стати причиною неприємних сюрпризів від податкової. Як ми вже казали, шаблони документів у RO App вже відповідають усім вимогам законодавства, щоб ви не лише ефективно працювали, а й спокійно спали.

Які штрафи загрожують, якщо не вести облік товарів у ФОП

Якщо у разі перевірки у вас виявлять товари, які ви продаєте в обхід форми ведення обліку товарних запасів, а також якщо не зможете надати документів, що підтверджують походження товарів, ви будете зобов'язані сплатити штраф:

• у розмірі подвійної вартості цих товарів за цінами реалізації;
• не менше десяти прибуткових неоподатковуваних мінімумів. 

Кому підійде ведення обліку товарних запасів у RO App CRM

Ведення форми ведення обліку товарних запасів у RO App підійде підприємцям, які хочуть не просто виконувати вимоги законів, а отримати повний контроль над складом, продажами та фінансами. Це рішення для малого та середнього бізнесу, що працює з товарами та зобов’язаний вести облік товарних запасів.

CRM також ідеально підійде підприємцям, які ведуть облік вручну і хочуть позбутися помилок, дублювання даних і рутинної роботи. Якщо у вас є регулярні поставки, повернення або списання, RO App автоматизує ці процеси та веде облік товарних запасів на основі реальних операцій без ручного введення.

У підсумку: як забезпечити зручне ведення обліку товарних запасів

Облік товарів у ФОП — це не просто формальність, а критично важлива частина роботи бізнесу. Правильний облік і заповнена форма ведення обліку товарних запасів дозволяють контролювати рух товарів, уникати штрафів і приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Попри те, що ведення обліку може здаватися складним, сучасні CRM, такі як RO App, значно спрощують цей процес. Автоматизація допомагає мінімізувати помилки, прискорити роботу зі звітністю і забезпечити повну відповідність законам.

Оптимальним рішенням для бізнесу є автоматизоване ведення обліку товарних запасів. Це не лише економить час і нерви, а й створює надійну систему контролю, яка підтримує розвиток бізнесу і захищає від фінансових ризиків.